La agenda será la clave de tu organización personal. Te lo aseguro.

Pero para que te ayude tanto como una agenda puede ayudarte, has de ayudarla mucho tú a ella. ¿Cómo? Muy fácil, sacándole el máximo rendimiento.

Si ayudas a tu agenda, ella te ayudará a mejorar tu organización personal cada semana; tener lo que has de hacer bajo control; darle tiempo a lo que te gusta hacer y así disfrutar de tu vida; manejar mucho mejor los imprevistos; aprender a decir NO...

Vamos a ver cuatro trucos que van a ayudarte a mejorar el uso que haces de tu agenda.

Lo que has de apuntar en tu agenda y lo que no hace falta que apuntes

Mi consejo es que cuando empieces a manejar tu agenda apuntes “todo lo que haces”, pero cuando digo “todo” no me refiero a absolutamente todo.

Empecemos por lo que no hace falta que apuntes. Muy fácil: no apuntes aquello que puedes hacer en muy poco tiempo, menos de tres o cuatro minutos. Si es algo fácil de hacer, no te compliques la vida apuntándolo, teniendo que darle un tiempo para hacerlo, revisando si lo has hecho… Tardarás más tiempo que simplemente haciéndolo.

Por ejemplo: me llega un mail en qué me invitan a ir a una comida y sé qué no puedo ir. Respondo a ese mail de la forma más correcta y más breve posible; no me apunto “pensar si voy a la comida”, “enviar mail a Pepe para decirle que no voy a la comida”…

¿Qué es lo que sí has de apuntar en tu agenda?

Siguiendo el mismo criterio, aquello que requiere de más tiempo que unos minutos y que sí he de tener bajo control.

Todo lo que necesita de una reflexión por tu parte para hacerlo. Por ejemplo, elaborar un presupuesto.

Todo lo que necesita una preparación o elaboración. Por ejemplo, en mi caso, preparar una sesión de un curso a una empresa, pero también la compra de la semana.

Todo lo que tiene fecha y no es ahora. Por ejemplo, este post que quiero que salga en un día y a una hora determinados y es imposible que escriba en tres o cuatro minutos.

Cómo marcar lo que has hecho y lo que no has hecho en tu agenda

La agenda va a ayudarte a conocerte mucho más cada día, no exagero. Pero para que te ayude en eso has de ser muy riguros@ marcando lo que haces y l o que no haces de manera clara.

No te pierdas el placer que supone marcar en tu agenda lo que ya has hecho. Es un subidón de autoestima que no puedes dejar escapar.

Muchas veces asesoro a personas que han de mejorar su organización personal y su gestión del tiempo, pero que cuando llegan me dicen “yo es que no hago nada, el día se me escapa”. Esa frase no tiene que ver con la organización personal, tiene que ver con la autoestima. Lo primero que les recomiendo es que sean consciente de lo que sí hacen y no se dan cuenta de que hacen. ¡Y lo marquen en su agenda! Cuando hacen eso, se sorprenden de las cosas que hacen y ni siquiera sabían que hacían. Hasta las más pequeñas son importantes, porque todo lo que haces supone tiempo.

¿Cómo te recomiendo marcar lo que has hecho y lo que no?

Primero que nada, no taches con una línea que impida leer claramente lo que has hecho. Jamás hagas eso. Luego no podrás revisar fácilmente tu agenda y te perderás la oportunidad de mejorar tu vida cada semana.

Lo que hayas hecho márcalo con una x al inicio de la descripción de la tarea en tu agenda. Fácil, claro y sencillo.

Lo que no hayas hecho porque tú no has podido, porqua ha habido imprevistos, por lo que sea que dependa de ti márcalo con un no dentro de un círculo delante de la descripción de la tarea.

Lo que no hayas hecho porque ha ocurrido algo que depende de otra persona y, por tanto, necesitarás que esa otra persona dé un paso, márcalo con un no en un círculo, pero detrás de la descripción de la tarea.

De esta forma tan simple tienes claro lo que has hecho (¡Felicítate por ello, no lo olvides!); lo que no has hecho y tendrás que programar en otro lugar de tu agenda porque depende de ti; y lo que no has hecho pero no has de hacer nada hasta que esa otra persona dé el paso que ha de dar.

Cómo manejar tareas supercortas y largas con tu agenda

Si ayudas a tu agenda a manejar de manera distinta las tareas distintas, en muy poco tiempo te darás cuenta de que puedes optimizar tu tiempo al máximo y aprenderás a calcular mejor cuánto tiempo te supone cada tarea que has de hacer. Eso hará que cada vez te conozcas más y ajustes mejor el tiempo a tu «capacidad de producción».

Las tareas largas, las has de dinamitar. No te aconsejo que pongas en tu agenda una tarea como “Preparar curso para la empresa X”, “Fiesta de cumple de Ana”, “Trabajo de investigación”… eso es el nombre del proyecto. No te ayuda a empezar definirlo así en tu agenda. No hay por dónde tirar del hilo y no te ayuda a tener clara la primera tarea. Te aconsejo que en la agenda apuntes las tareas más pequeñas que componen ese propósito. Por ejemplo, “Definir número de sesiones del curso”, “Hacer lista de invitados a la fiesta”, “Buscar libros sobre el tema a investigar”… De esta forma tienes tareas más cortas, por tanto, es mucho más fácil calcular el tiempo que necesitarás para hacerlas.

Cómo tener el control de tu día con la agenda

Para tener siempre el control de tu día has de hacer algo que también es muy sencillo y que cuando te acostumbres a hacerlo te dará una extraordinaria sensación de control de lo que has de hacer y de lo que te falta hacer en tu día. Esa es una sensación que hará que muy pronto te saques mucho estrés de encima.

Se trata de hacer tres revisiones de tu agenda durante el día. Muy cortas, en apenas unos minutos, probablemente menos de cinco.

Primera revisión, por la mañana cuando empieces a trabajar.

Miras tu agenda y, si has anotado todo lo que has de hacer, verás las tareas que tienes pendientes en ese día.

Decide cuál es la más importante del día, la final que tienes que jugar. Prepárala bien y tenla presente porque esa no podrá desplazarse por los imprevistos.

Ten muy claras las tareas que tendrás que hacer durante la mañana. Decide cuál es la mejor actitud para hacer eso que has de hacer.

Segunda revisión, al final de tu mañana

En esta revisión que harás antes de irte a comer has de controlar si las tareas que pensabas hacer por la mañana las has hecho o si ha habido algún imprevisto que ha hecho variar eso.

En caso de que alguna no la hayas podido hacer, por el motivo que sea -eso no importa-, ¿cuándo la harás? Reubica esa tarea en tu agenda. Puede que no puedas hacerlo en el mismo día, entonces reubícala otro día y a otra hora.

¿Sigues teniendo la tarea más importante pendiente? Confirma que vas a prepararla muy bien con actitud y recursos.

Revisa las tareas que te quedan por la tarde.

Tercera revisión, cuando acaba tu jornada laboral

¿Qué ha quedado pendiente y cuándo lo harás?

¿Qué tareas personales tienes previstas a partir de ahora? ¿Cuál es la mejor actitud para afrontarlas?

Esto es muy importante: ha acabado tu jornada laboral, pero no ha acabado tu día. Tu vida es la misma y tienes que darle mucha importancia a tu trabajo, ¡Claro que sí!, pero tienes que darle la misma a tu vida personal. Si cuando te encuentres con tu pareja o tus hijos o tus amigos no eliges la actitud correcta, te aseguro que el precio que pagarás será mucho más alto a corto plazo que si pierdes tu trabajo. Cuídalo igual.

Pon estas tres herramientas en marcha y verás cómo muy pronto te sacas de encima el estrés, recuperas el control de tu organización personal y mejoras tu calidad de vida y tu trabajo.

Si tienes cualquier duda, contacta conmigo, estaré encantado de responderte.

Jaume Josa, septiembre 2023