De dónde sale todo lo que has de manejar en tu vida
Pues de lo que llamamos BANDEJAS DE ENTRADA.
Familiarízate con este término porque saldrá muchas veces. ¿Qué son? Pues todas las fuentes tanto de información como te cosas que hacer, de tareas, que tienes en tu vida. Tanto las profesionales como las personales; tanto las que seguro que tienes claras como las que quizás no sabes que tienes.
En esta parte de este módulo vas a acabar teniendo muy claras las que tienes y que, por tanto, has de tener absolutamente controladas.
Si alguna se te escapa lo que ocurrirá es…
OLVIDOS = PROBLEMAS = MÁS TIEMPO PARA RESOLVERLOS
En el vídeo te ayudo a identificarlas.
Encontrarás muchos ejemplos para que no te olvides de ninguna de las que tú tienes. Invierte ahora en identificarlas y las tendrás claras para siempre.
Aquí tienes la hoja de entrenamiento número 10. Vas concretar todas tus bandejas de entrada para que tengas solamente las que son imprescindibles, ni una más, pero también ni una menos.
__________________________________________________________
Tres acciones para procesar la información que llega a tus bandejas de entrada.
Cómo ELIMINAR te ayudará a organizarte cada día mejor, con más claridad y menos estrés mental.
ELIMINAR es la primera de las acciones que tienes para procesar la información que llega a tus bandejas de entrada.
Ya te digo que eliminas menos de lo que deberías. Cuanto más elimines, más claridad mental conseguirás, mejor te entrenas a decidir y además consigues tiempo y también espacio para otras cosas en tu vida.
Ten a mano tu libreta para anotar todo lo que necesites recordar y lo que quieras preguntarme, pero además ten muy a mano una papelera, porque vas a eliminar mucho más de lo que imaginas.
Antes de darle vueltas a la Hoja de entrenamiento número 11 que encontrarás a continuación, te aconsejo que te entrenes un poco a eliminar con los espacios que te recomiendo en el vídeo. Es más fácil, te aseguro que te dejará una sensación muy satisfactoria que querrás repetir y te entrenará para hacerlo con algo que puede ser más complicado, tu correo electrónico.
Archivar e Incubar: las otras dos opciones que tienes para procesar la información que te llega.
Además de la primera que has de plantearte con la información que llega a tus bandejas de entrada, que es ELIMINAR, tienes estas dos.
Primero que nada, no es lo mismo archivar que incubar y a la que debes prestarle mucha más atención es a la segunda, aunque te suene menos. Verás como es muy sencillo y te ayudará a tener también bajo control la información importante que llega a tu vida. Eso te evita problemas y, por tanto, tiempo para resolverlos.
En el vídeo te explico de una manera absolutamente clara cuál es la diferencia entre una acción y la otra. Lo verás con ejemplos que recordarás siempre. Además te explico cómo puedes hacerlo y cómo lo hago yo con una circunstancia de mi vida que antes me llevaba mucho tiempo y ahora hago en apenas en unos minutos. ¡Y es muy importante porque si la hago mal puede generar muchos y graves problemas!
En esta Hoja de entrenamiento número 12 que encontrarás a continuación, verás cómo puedes empezar a entrenarte a diferenciar qué archivas y qué incubas. Conseguirás tener muy claro la información que es importante de la que llega a tu vida y cuál solo debes archivarla por si ocurre algún imprevisto. Eso te dará tranquilidad y evitará problemas.
________________________________________________________
Tres acciones para procesar todo lo que supone algo que hacer de lo que llega a tus bandejas de entrada.
Cómo APLAZAR te ayudará a resolver con más eficiencia y a evitar problemas.
Sí, ya lo sé. Que aplazar iba a ayudarte en tu organización personal no te lo esperabas. También sé que aplazar es lo que te han dicho que nunca debes hacer. Todo eso ya lo sé.
Los que te lo han dicho se equivocan.
Aplazar es una de tus mejores opciones para decidir ser mucho más eficiente, es decir, conseguir el mejor resultado en el menor tiempo posible y además para evitar problemas; incluso te diré que verás cómo hay algunas tareas que si las aplazas luego ni siquiera las tendrás que hacer.
“No dejes para hoy lo que quizás mañana no tengas que hacer.”
Jaume Josa
En este vídeo muy sencillo verás lo que te recomiendo aplazar siempre y también tendrás más información para decidir qué es lo que decides hacer ahora o es mejor que hagas más adelante.
En esta Hoja de entrenamiento número 13 que encontrarás a continuación, encontrarás un BONUS muy especial. Voy a ayudarte específicamente a manejar una situación que siempre debes aplazar. ¿Cuál es tu conversación difícil pendiente? Pues esa vas a trabajarla conmigo. Además analizarás qué tareas puedes aplazar de las que tienes en estas semanas, siempre con el objetivo de que consigas el mejor resultado en el menor tiempo.
Aquí tienes la Guía para manejar una conversación difícil. Verás cómo te ayudará mucho a gestionar sin drmas todas esas conversaciones que tienes pendientes.
Aquí tienes la Ficha para manejar una conversación difícil. Paso a paso, todo lo que te has de plantear para manejar esas situaciones. Yo te ayudo.
Cómo DELEGAR te ayuda a ganar tiempo, a mejorar los resultados y a reforzar la confianza en las personas de tu entorno.
Otra de las cosas que no te han dicho nunca antes es que DELEGAR no tiene nada que ver con “pasarle a otro un marrón”.
Seguro que te han dicho que debes hacerlo todo, que mejor si no necesitas a nadie, que más vale espavilarse uno mismo, que si lo quieres tener bien hecho más vale que lo hagas tú…
Pues todo eso que te han dicho es falso.
Estás en el siglo XXI -ya sé que no es una noticia- pero eso significa que la complejidad de nuestras vidas no es la del siglo pasado, es mucho mayor. Y eso te lleva a que necesitarás de otras personas para hacer aquello que esas personas harán mejor que tú. Y pueden hacerlo mejor por dos razones: porque son más competentes que tú en esa tarea o porque tienen el tiempo para hacerlas bien.
Este vídeo que encontrarás a continuación va a poner a prueba tus creencias, como lo hacía el anterior. No espero convencerte a la primera, pero sí que espero que empieces a entrenarte a delegar. Cuando veas los resultados te convencerás por ti mismo/a.
Trabajemos juntos para que delegues eficazmente.
En esta Hoja de entrenamiento número 14 que encontrarás a continuación, lógicamente empezarás a entrenarte a delegar y reflexionarás sobre qué es lo que puedes delegar y cómo puedes hacerlo muy bien para no generar ningún malentendido con la persona en quien delegues. Utiliza los documentos de soporte adjuntos y verás cómo es muy sencillo conseguir resultados extraordinarios.
Descarga desde el botón que tienes a continuación la Ficha de Valoración de Competencias para que sepas perfectamente en quién puedes delegar y evitar problemas.
Descarga desde el botón de abajo la Guía para Delegar Efizamente. Verás cómo es mucho más fácil de lo que piensas, conseguirás tiempo, buenos resultados y transmitirás confianza.
Lo que significa HACER en el mundo del siglo XXI. Cómo facilitarte tus tareas y ejecutarlas más fácilmente.
Pues no, hacer hoy en día no es lo mismo que era hacer hace unos años. Hoy es más complicado. Puede ser que en una parte de tu trabajo o de tu vida en general, recibas una orden clara de una tarea que debes hacer, pero en muchos casos no es así. Recibimos información y esa información supone que hagamos una tarea, pero debemos ser nosotros los que la definimos.
Una orden sencilla como “atiende a ese cliente” no es nada clara. ¿Qué supone? Tienes muchas posibilidades y todas distintas y todas suponen distintos tiempos que debes calcular para que te dé la vida.
Vas a una reunión -de trabajo, entre amigos o de vecinos- y de lo que se ha hablado allí pueden salir tareas que tendrás que realizar y que nadie ha definido concretamente.
Estamos en la época en que hacer lo que hay que hacer y lo que queremos hacer es lo más importante, pero es la época en que menos claro es justamente eso.
Vamos a aclararlo para que no tengas que darle demasiadas vueltas, mejores tu eficiencia, controles el tiempo que te suponen esas tareas y vivas muy tranquilo/a.
En el vídeo que tienes a continuación verás cómo debes definir las tareas que has de hacer para que sea muy claro hacerlas y puedas calcular el tiempo de lo que has de hacer.
Vas a ver qué tareas son las que no hace falta ni que apuntes en tu agenda y vas a ver cuáles son las que debes anotar para elegir el mejor momento para hacerlas.
En esta Hoja de entrenamiento número 15 que encontrarás a continuación, vas a practicar cómo definir mejor tus tareas y vas a decidir cuáles son las que has de ejecutar ya y cuáles son las que has de programar y anotar en tu agenda.
_________________________________________________________
Resumen de las seis acciones que tienes para PROCESAR lo que llega a tus bandejas de entrada.
En este documengto encontrarás lo más importante que debes recordar resumido de manera muy visual para que lo tengas en tu escritorio, tanto del ordenador como encima de tu mesa, accesible para que sea muy sencillo consultarlo en estas primeras semanas. Luego lo habrás integrado como hábito y no te hará falta.
A continuación tienes un esquema en el que verás el proceso que debes seguir para PROCESAR todo lo que llega a tus bandejas de entrada.
Si haces clic en la imagen, podrás ampliarla y descargarla en PDF.
______________________________________________________
Cómo manejar los imprevistos.
Sin duda lo que me preguntan más mis clientes cuando han de gestionar el día a día de sus trabajos y de su vida en general es cómo lo hacen para meter los imprevistos en lo que ya había que hacer.
La respuesta es fácil. NO PUEDES.
Lo siento pero alguien te ha de decir la verdad.
Si en el tiempo que tenías para hacer todo lo que ya tenías que hacer en una mañana de trabajo de, pongamos, cuatro horas, quieres meter la gestión de dos imprevistos, el tiempo no da para hacer bien (¡Ojo!) lo que había que hacer más lo que ha aparecido por sorpresa.
Para resolver los imprevistos, te lo diré en el vídeo pero ya te lo adelanto- solo hace falta un recurso: TIEMPO. Necesitarás tiempo para eso que ha aparecido o para hacer las tareas que quedarán pendientes si eso que ha aparecido es urgente y desplaza lo que ya tenías en tu agenda.
Otro de los problemas es que lo urgente -los imprevistos suelen ser lo urgente- desplaza a lo importante. Eso es un error muy frecuente y grave que hace que nuestra capacidad de gestión baje en picado y que debilita nuestra capacidad de decisión. Todo ello es malo para tu autoestima, para tu proyección profesional y con consecuencias en tu vida personal, que será lo primero que va a verse afectada.
¿Ya tenemos el problema claro?
Pues ahora vamos a por la solución.
En el vídeo encontrarás la fórmula para gestionar los imprevistos que haya en tu vida.
Lo primero será que tengas claro el volumen de imprevistos que tienes, lo segundo que decidas cuándo les das tiempo y lo siguiente que tengas muy claro lo que jamás podrá saltar de tu agenda porque es lo realmente importante de tu día o de tu semana.
En esta Hoja de entrenamiento número 16 que encontrarás a continuación, vas a tener muy claro lo que son tus “Finales del día y de la semana” y verás dónde decides dejarte tiempo para resolver esos imprevistos. Sabes que esta Hoja de entrenamiento servirá para que ajustemos tu sistema a tus circunstancias, así que házmela llegar.
_______________________________________________________
Cómo gestionar y conseguir tus PROYECTOS más fácilmente.
¿Qué es un proyecto?
Cualquier tarea que tiene varios pasos. Es fácil.
Muchas de las tareas que haces en tu vida son proyectos. Si tienes una comida con unos amigos el domingo y tú te encargas de prepararlo todo, eso es un proyecto; si preparas la fiesta de cumpleaños de tu hijo, eso es un proyecto; Si has de conseguir que un cliente acepte un presupuesto que le has presentado, eso es un proyecto.
Este tipo de proyectos son los que haces porque debes hacerlos, pero además están todos los proyectos personales en los que te interesa meterte porque te hacen ilusión, porque crees que te harán mejorar algo en tu vida. Cambiar de piso; cambiar de trabajo, unas vacaciones en ese lugar soñado; un fin de semana romántico; aprender un nuevo idioma; abrir un nuevo negocio; crear este Programa…
Tanto unos como otros se manejan igual.
Unos los has de hacer porque forman parte de tu trabajo y de tu vida personal y los otros los haces porque te interesan, pero en ambos casos no pueden ser una causa de estrés añadido, no pueden suponerte problemas (porque eso supone un tiempo para resolverlos que no tienes) y es mucho mejor si con ellos consigues el mejor resultado posible.
¡Atención!
Las ideas y los sueños están muy bien, pero está mucho mejor conseguir hacer realidad tus proyectos.
En este vídeo tendrás muy claros cuáles son los proyectos en los que estás por tu trabajo o por tu vida personal; también decidirás de manera muy consciente en qué otros proyectos te metes para mejorar tu vida y, sobre todo, sabrás cómo manejarlos para llegar a conseguir el resultado que quieres.
En esta Hoja de entrenamiento número 17 que encontrarás a continuación, vas a tener muy claro los proyectos en que estás metido y aquellos en los que te quieres meter. Y por supuesto, aprovecha el BONUS de esta parte de la Fase 2 en que te voy a ayudar a manejar y conseguir el proyecto personal que tu elijas.
¡Aquí tienes una sorpresa! Un BONUS para que trabajes uno de tus proyectos.
Y aquí tienes una Tabla de valoración de tus Proyectos para que te conozcas cada vez más y sepas siempre qué pasos de tus proyectos harás más fácilmente y cuáles son aquellos a los que has de dedicarles más tiempo.
_________________________________________________________